Progetto
di sperimentazione
dell’ufficio per il processo civile
Indice - Sommario
1. Premessa
2. La struttura dell’ufficio – composizione
2.1. Profili tabellari ed organici (Giudici, Ausiliari dei giudici,
Personale di cancelleria, Esperto informatico, Esperto in statistica
ed analisi dei dati)
2.2. Carico del ruolo e competenza
a) carico del ruolo
b) individuazione della materia
c) trasferimento delle procedure pendenti alla sezione sperimentale
2.3. Risorse materiali
a) edilizie ed hardware
b) software
3. I compiti
3.1. Compiti comuni
a) lavoro comune dei magistrati, dei GOT e degli ausiliari
b) lavoro comune dei magistrati del personale di cancelleria e degli
esperti informatici e
statistici
3.2. Compiti individuali
a) i magistrati
- funzioni organizzative
- funzioni processuali
b) gli ausiliari
I) i G.O.T.
II) i praticanti o specializzandi
c) personale di cancelleria
- il fascicolo cartaceo
- svolgimento ed esaurimento durante l'udienza di tutto il lavoro attualmente
svolto per
la preparazione e lo scarico di ogni udienza
- attività fuori udienza
d) esperti informatici
e) esperto in statistica ed analisi dei dati
4. Gli avvocati
5. Il processo
5.1. Cause nuove
a) arrivo del fascicolo al ruolo
b) assegnazione del fascicolo al magistrato
c) il fascicolo è sulla scrivania del giudice
d) organizzazione del processo
- udienza di prima comparizione e di trattazione
- percorsi processuali predeterminati
- decisione
e) organizzazione dell’udienza
5.2. Cause vecchie
6. La consolle del giudice
7. I documenti informatici
8. L’ambiente e le regole
9. Le modalità attuative del progetto ed i tempi
Progetto di sperimentazione dell’ufficio per il processo civile
1. Premessa
Il progetto di sperimentazione deve riguardare
essenzialmente:
a) l’automazione del processo;
b) l’organizzazione del lavoro delle cancellerie;
c) l’organizzazione del lavoro dell’ufficio;
d) l’organizzazione del lavoro del giudice;
d) l’inserimento di ausiliari del giudice;
e) il coordinamento del lavoro di tutte le varie componenti dell’ufficio.
Le finalità sono:
- eliminazione delle attività inutili e, in particolare, della
duplicazione di operazioni identiche;
- eliminazione o, quantomeno, considerevole riduzione del lavoro di
sportello delle cancellerie al fine di liberare risorse umane da impiegare
in mansioni maggiormente qualificate;
- individuazione ed applicazione delle prassi processuali più
rapide;
- coordinamento del lavoro dei magistrati;
- progressivo passaggio alla utilizzazione della posta elettronica certificata
e della firma digitale per tutte le comunicazioni da parte della Cancelleria
agli avvocati costituiti ed ai consulenti tecnici e per lo scambio degli
atti difensivi tra gli avvocati;
- eliminazione o, quantomeno, considerevole riduzione del rischio di
smarrimento degli atti o dei fascicoli;
analisi dei flussi di lavoro al fine di elaborare progetti di smaltimento
delle sopravvenienze che consentano un saldo attivo tra la quantità
delle cause sopravvenute e la quantità delle cause definite.
Lo scopo ultimo è, quindi, quello dell’aumento
di produttività, della riduzione degli errori, dell’eliminazione
degli sprechi ma anche di un miglioramento qualitativo complessivo del
“prodotto”, cioè della risposta alla domanda di giustizia.
Più specificamente il gruppo che dovrebbe realizzare la sperimentazione
si propone:
- di aumentare significativamente (almeno dal 33 al 50%) il numero delle
cause esaurite (con sentenza, con conciliazioni, con rinunce espresse
o cancellazioni ex art. 309 c.p.c.);
- di migliorare il prodotto giudiziario garantendo una maggiore uniformità
di decisioni o, quantomeno, facendo in modo che i contrasti di giurisprudenza
siano consapevoli;
- di diminuire la quantità delle sopravvenienze grazie alla pubblicità
degli orientamenti giurisprudenziali;
- di eliminare i tempi morti nella gestione dei processi e delle udienze
e nel lavoro della cancelleria;
- di utilizzare, per quanto è possibile, le nuove tecnologie
come strumento per rendere più rapido ed efficiente il lavoro
giudiziario, soprattutto per quanto riguarda le comunicazione alle e
tra le parti costituite;
- di realizzare “sul campo” ed in strettissima connessione
con le reali esigenze degli uffici la riqualificazione professionale
del personale di cancelleria.
Inoltre il gruppo punta a controllare lo stato di avanzamento del progetto,
monitorando i fenomeni organizzativi, relazionali, professionali indotti
negli ambiti toccati anche per operare i necessari aggiustamenti in
corso d’opera.
2. La struttura dell’ufficio - composizione
2.1. Profili tabellari ed organici
Una sperimentazione del nuovo processo è possibile
solo a condizione che si istituisca nell'ambito del tribunale una sezione
sperimentale o una “parte” esclusivamente sperimentale di
una sezione, aperta alla partecipazione volontaria di magistrati e personale
amministrativo.
- Giudici:
numero ottimale è quello di almeno 5 magistrati
- Ausiliari dei giudici:
a) GOT: numero ottimale è quello di almeno 3 GOT;
b) praticanti avvocati oppure iscritti alle scuole di preparazione alle
professioni forensi: numero ottimale è di 2 per ogni giudice
(la destinazione di questi soggetti a svolgere attività di collaborazione
con l’ufficio per il processo dovrà essere stabilita con
una apposita convenzione con l’Ordine degli Avvocati o la Direzione
delle Scuole di preparazione alle professioni forensi).
- Personale di cancelleria:
numero ottimale è quello di 2 cancellieri e 5 operatori.
- Esperto informatico:
un esperto a tempo pieno (dovrebbe essere messo a disposizione dal Ministero
nell’ambito del progetto di introduzione e gestione della consolle
del giudice).
- Esperto in statistica ed analisi dei dati:
un esperto anche a tempo parziale (dovrebbe essere messo a disposizione
dal Ministero nell’ambito del progetto di introduzione e gestione
della consolle del giudice).
2.2. Carico del ruolo e competenza
a) carico del ruolo
A ciascun giudice di questa struttura potrebbero essere assegnate, per
la prima fase della sperimentazione, oltre a circa 300 cause pendenti,
circa 200 cause sopravvenute all’anno, scelte in materie omogenee
trattate con il rito ordinario.
b) individuazione della materia
Esaminando i flussi del Tribunale nell'ultimo biennio è stato
individuato, nell'ambito della maxi-categoria "contratti ed obbligazioni
vari", un settore omogeneo di cause con oggetto “bancari
(deposito bancario, cassetta di sicurezza, apertura di credito bancario)”,
le quali potrebbero essere assegnate al gruppo sperimentale.
Nel biennio 2006-2007 la sopravvenienza media delle cause con oggetto
“bancari (deposito bancario, cassetta di sicurezza, apertura di
credito bancario)” è stata di n. 1.018,5 cause all’anno,
con una tendenza alla diminuzione.
Attualmente le cause pendenti che hanno il predetto oggetto sono circa
3.300. Verranno attribuite alla sezione tutte le cause pendenti in questa
materia iscritte prima del 2006.
I motivi di questa scelta sono di carattere sostanziale “esterno”
(tutela del credito e del consumatore) ed “interno” (sgravio
di quattro sezioni tra le più appesantite – omogeneità
della materia con conseguente facilità di trasferimento dei ruoli).
c) il trasferimento delle procedure pendenti alla sezione
sperimentale
L’Ufficio per il processo fisserà il calendario delle nuove
udienze garantendo anche per queste cause un modello di assegnazione
mirata. La Cancelleria curerà la comunicazione della nuova data
d’udienza e del giudice assegnatario alle parti prediligendo,
ove possibile, l’utilizzo della posta elettronica o del fax.
2.3. Risorse materiali
a) edilizie ed hardware:
- 1 stanza per ogni giudice togato contenente 2 scrivanie affiancate
e 2 PC collegati in rete, 1 stampante munita di funzione scanner e di
funzione fax, 1 display esterno;
- 1 stanza per i GOT munita 3 scrivanie e 3 PC collegati in rete, 1
stampante munita di funzione scanner e di funzione fax; 1 display esterno;
- 2/3 stanze per la cancelleria complessivamente dotate di almeno 2/3
PC collegati in rete, 1 stampante munita di funzione scanner e di funzione
fax;
- uno spazio adeguato per la conservazione di n. 2500/3000 fascicoli;
b) software:
- postazioni di lavoro tutte collegate in rete e collegate al SICID;
- “consolle” del giudice;
- dotazioni strumentali adeguate ai migliori standard tecnici per le
comunicazioni telematiche in particolare e, in prospettiva dell’entrata
in vigore del cosiddetto “processo telematico”, per la ricezione
e la trasmissione degli atti del processo alle parti costituite, ai
consulenti tecnici, alle amministrazioni pubbliche ed ai soggetti privati
muniti di posta certificata e firma digitale.
3. I compiti
3.1. Compiti comuni
a) il lavoro comune dei magistrati, dei GOT e degli
ausiliari:
solo magistrati e GOT
elaborazione della giurisprudenza di sezione;
studio congiunto delle cause per le quali il GOT sarà chiamato
a celebrare una o più udienze;
organizzazione di percorsi predeterminati diversi a seconda del tipo
di cause: seriali, semplici, manifestamente infondate (ad es. difetto
di giurisdizione, incompetenza rilevabile d'ufficio), complesse, comportanti
un atto istruttorio tipico, suscettibili di conciliazione, ecc;
predisposizione di modelli standard di provvedimenti;
magistrati, GOT ed ausiliari
diffusione interna ed esterna della giurisprudenza di sezione (che ovviamente
ammette dissensi purchè consapevoli e motivati);
creazione e diffusione interna ed esterna di un archivio di giurisprudenza
di legittimità (ed eventualmente anche di merito di altri uffici
sulle materie di competenza);
predeterminazione di griglie standard divise per materie per favorire
lo studio preparatorio dei fascicoli.
b) il lavoro comune dei magistrati del personale di cancelleria e degli
esperti informatici e statistici
Particolare attenzione dovrà essere dedicata
all'analisi dei flussi in entrata e in uscita ed ai tempi di durata
delle cause. Ad esito di tali analisi dovranno essere redatti dei programmi
di smaltimento del lavoro, ivi compreso l'arretrato, la cui realizzazione
dovrà essere costantemente monitorata anche al fine di individuare
e prontamente correggere eventuali errori di previsione o di adattare
i programmi ad impreviste modificazioni della quantità o tipologia
dei flussi in entrata.
Uguale attenzione dovrà essere dedicata alla
individuazione e messa a punto delle prassi più efficaci e comode
sia per l'ufficio sia per gli utenti per lo svolgimento del lavoro della
cancelleria possibilmente attraverso l'utilizzo dei software già
disponibili oppure di quelli acquistabili sul mercato dall'ufficio a
prezzi esigui (o, come sempre più spesso accade, da scaricare
gratuitamente dalla rete). Settori fondamentali di intervento saranno
le modalità standard di relazione tra la cancelleria e gli utenti
esterni (utilizzando, ad esempio, la posta elettronica), le modalità
di svolgimento dell’udienza e delle singole attività che
vi si svolgono (formulazione delle istanze e delle richieste delle parti,
decisioni del giudice, eventuali comunicazioni alle parti ed ai terzi,
espletamento delle attività istruttorie, formulazione dei quesiti
al C.T.U. deposito e comunicazione delle relazioni del consulente, aggiornamento
degli archivi); i problemi connessi alle attività “amministrative”
che non è possibile svolgere in udienza (deposito atti, deposito
e comunicazione dei provvedimenti, deposito e pubblicazione delle sentenze).
Predisposizione e costante aggiornamento dell’agenda
informatica di ogni giudice per la programmazione delle udienze secondo
i criteri di accorpamento di cause con oggetto analogo o di accorpamento
di atti istruttori analoghi, ecc.
Creazione, in attesa dell’introduzione da parte
del Ministero del cosiddetto processo telematico, di una cartella elettronica
per ciascuna causa, nella quale archiviare tutti gli atti difensivi
delle parti, tutti i provvedimenti istruttori del giudice, tutti i verbali
delle udienze, tutti i documenti prodotti dalle parti, tutte le informazioni
ricevute da terzi
Predisposizione di un programma semplice e snello per gestire la cartella
elettronica accedendovi direttamente dalla “consolle del giudice”
(vedi infra paragrafo n.6).
3.2 Compiti individuali
a) i magistrati
- funzioni organizzative: I compiti delineati nei due
precedenti paragrafi comportano che i magistrati del gruppo sperimentale
dovranno svolgere una funzione organizzativa-programmatica che prevede
anche il coordinamento con i dirigenti amministrativi ed un confronto
con gli utenti esterni.
Dal punto di vista realizzativo sono essenziali le assemblee dell’ufficio
che disegnino i percorsi tipici dei processi in relazione alle loro
tipologie e che individuino le soluzioni interpretative da adottare
(e da rendere note con meccanismi di pubblicazione diffusa delle “sentenze
pilota” e/o incontri pubblici).
Le riunioni previste dall’art. 47 quater ord. giud. devono diventare,
quindi, lo strumento di direzione reale, il momento centrale della elaborazione
dell’ufficio quantomeno sul versante dei magistrati.
Ciascun magistrato sarà anche responsabile di singole attività
generali (vi deve essere un responsabile per lo studio delle questioni
di diritto, uno per la catalogazione e massimazione dei precedenti di
sezione, uno per i rapporti con l’avvocatura, uno per i rapporti
con la cancelleria, uno per l’automazione).
- funzioni processuali: alla celebrazione del processo
verrà dedicato un apposito paragrafo. Qui si anticipa che i compiti
che i magistrati devono necessariamente svolgere sono esclusivamente
quelli di studio della causa, di escussione dei testimoni e di decisione.
Tutti gli altri compiti possono essere delegati agli ausiliari secondo
scelte discrezionali del singolo magistrato delle quali il magistrato
stesso sarà responsabile.
b) gli ausiliari
I) i G.O.T.
La legislazione vigente consente ai G.O.T. di celebrare le udienze e
raccogliere le conciliazioni giudiziali.
Amplissimo pertanto è il campo di intervento del G.O.T., il quale
sotto la diretta responsabilità del dirigente dell'ufficio e
previa approfondita conoscenza della giurisprudenza della sezione, potrà,
sotto la diretta responsabilità del magistrato assegnatario della
causa e previa consultazione con lo stesso:
1) partecipare alle riunioni di sezione indette ai
sensi dell'art. 47-quater O.G.);
2) celebrare udienze dedicate al tentativo di conciliazione in cause
in cui lo studio preliminare abbia condotto a ritenere la conciliazione
probabile e/o auspicabile nell'interesse di entrambe le parti;
3) celebrare udienze destinate ad affidare al CTU i quesiti già
predisposti o da tutta la sezione con modelli standard o insieme dal
magistrato e dal GOT per il caso singolo;
4) celebrare udienze meramente interlocutorie quando situazioni eccezionali
rendano tali udienze inevitabili;
5) redigere le sentenze o parti di sentenze, fermo restando che la decisione
spetta al giudice che sottoscrive il provvedimento;
6) su richiesta degli avvocati e previo appuntamento, rispondere a domande
sull'indirizzo della giurisprudenza di sezione.
II) i praticanti o specializzandi
Ai tirocin anti saranno assegnate attività di:
catalogazione e massimazione della giurisprudenza dell’ufficio
in generale;
“preparazione” preliminare del fascicolo con compilazione
di uno schema standard predisposto per ogni tipo di controversia;
raccolta e selezione ragionata di massime giurisprudenziali pertinenti
alla fattispecie oggetto del redigendo provvedimento;
effettuazione di verifiche della corrispondenza tra i fascicoli trasmessi
dalla cancelleria nella stanza del giudice e i fascicoli annotati nella
agenda del giudice;
riordino e verifica della completezza degli atti del fascicolo di ufficio
(verbali delle udienze, originali dei provvedimenti depositati fuori
udienza, copie per l’ufficio degli scritti difensivi delle parti,
originali delle relazioni e notule dei Consulenti o altri ausiliari
del giudice, etc.).
c) personale di cancelleria
- fascicolo cartaceo
Almeno fino a quando non entrerà in vigore il fascicolo elettronico,
il personale di cancelleria dovrà sovraintendere alla formazione
molto accurata del fascicolo d'ufficio secondo le norme inderogabili
prescritte dal codice di rito e dalle disposizioni di attuazione dello
stesso, con rigorosa redazione dell'indice e rigoroso controllo che
gli atti siano conservati secondo l'ordine indicato nell'indice.
- svolgimento ed esaurimento durante l'udienza di tutto il lavoro attualmente
svolto per la preparazione e lo scarico di ogni udienza
Il personale di cancelleria dovrà partecipare costantemente all'udienza
per:
redigere il verbale informatico con l'ausilio tanto di modelli predisposti
sia di verbale sia di quesiti ai CTU sia di provvedimenti ordinatori,
quanto di testi predisposti su file informatici dagli avvocati (ad esempio
le domande dell'interrogatorio formale o della prova testimoniale, con
la conseguenza che in udienza dovranno essere verbalizzate solo le risposte);
inserire in tempo reale i dati dei rinvii, delle costituzioni, del mutamento
di avvocati o degli indirizzi di posta elettronica, di successione tra
le parti nel SICID;
inviare in tempo reale le comunicazioni alle parti, le convocazioni
dei CTU, le richieste di informazioni ad altre pubbliche amministrazioni
o ad altri privati muniti di posta elettronica certificata;
aggiornare l'indice con gli atti depositati in udienza;
collaborare nella gestione e nell’aggiornamento dell’agenda
del giudice;
inserire nella cartella elettronica del fascicolo i verbali delle udienze
nonchè degli atti difensivi e dei documenti prodotti.
Attualmente tutte le attività sopra elencate vengono svolte fuori
e dopo l'udienza. Con la sperimentazione, invece, tutta questa parte
del lavoro sarà già finita nello stesso momento in cui
si chiuderà l'udienza.
- attività fuori udienza
Residuano una serie di attività che devono essere svolte necessariamente
fuori udienza e che riguardano soprattutto il ricevimento degli atti
depositati fuori udienza e la pubblicazione delle sentenze.
Quando entrerà in vigore il processo telematico queste attività
comporteranno un dispendio di energie e di tempo assai minore rispetto
a quello attuale.
Se, però, gli avvocati parteciperanno alla sperimentazione e
si scambieranno atti e documenti tramite posta certificata l'accesso
del "pubblico" alla cancelleria sarà drasticamente
ridotto, con vantaggio non solo del personale di cancelleria, ma anche
degli avvocati.
La cancelleria nel servizio di deposito atti curerà di verificare
la stretta corrispondenza tra l’indice e gli atti ed i documenti
depositati, come del resto già previsto dall’art. 36 delle
disposizioni di attuazione del c.p.c..
In particolare, non consentirà inserimenti ed integrazioni a
penna che non siano vidimati con il timbro e la firma del Cancelliere.
Occorrerà anche vigilare che nel depositare nuovi atti o produrre
nuovi documenti le parti non assegnino agli stessi numeri di indice
che corrispondono ad atti o documenti depositati in precedenza.
Si tratta di semplicissimi accorgimenti che non fanno altro che ripristinare
regole già esistenti, ma desuete, la cui mancata osservanza,
frutto delle difficili condizioni di lavoro, costituisce motivo di litigiosità
e di insofferenza da parte del Foro e spesso sfocia in inutili contenziosi
in udienza.
Quanto alle comunicazioni, almeno per le parti si può utilizzare
la disciplina degli articoli 6 e 7 del DPR 121/2001: le comunicazioni
e le notificazioni possono essere eseguite per via telematica, secondo
l'articolo 6 “oltre che attraverso il sistema informatico civile,
anche all'indirizzo elettronico dichiarato ai sensi dell'articolo 7”;
ai fini delle comunicazioni e delle notificazioni, l'indirizzo elettronico
del difensore è unicamente quello assegnato dal Consiglio dell'Ordine;
per gli esperti e gli ausiliari del giudice, parimenti, l'indirizzo
elettronico è quello “comunicato dai medesimi ai propri
ordini professionali o all'albo dei consulenti presso il tribunale”
(art. 6).
d) esperti informatici
La presenza in sezione di un esperto informatico deve
essere costante perché occorre mettere a punto il software e
curarne l'utilizzazione per:
l’invio e la ricezione delle comunicazioni formali previste dal
codice di rito;
la ricezione degli atti depositati e dei documenti prodotti dalle parti,
in una prima fase con la dotazione informatica attuale eventualmente
integrata con programmi scaricati gratuitamente dalla rete, e, poi,
secondo i parametri tecnici e legislativi del cosiddetto “processo
telematico”;
l’invio delle comunicazioni dall’ufficio verso l’esterno
(secondo le stesse due fasi cronologiche sopra delineate e distinguendo
tra comunicazioni a parti processuali e richieste di informazioni a
terzi);
l’uso della consolle del giudice ed il collegamento alla stessa
della cartella elettronica del processo;
la creazione dell’archivio informatico dei provvedimenti della
sezione;
la creazione dell’archivio informatico della giurisprudenza sulle
materie trattate dalla sezione.
E’ poi necessaria l’assistenza a tutto il personale dell’ufficio
chiamato a confrontarsi con l’uso di nuovo hardware e nuovo software.
e) esperto in statistica ed analisi dei dati
L’analista dovrà con una presenza ad intervalli
regolari, mettere a punto insieme all’esperto informatico, le
query necessarie per monitorare e programmare l’attività
dell’ufficio e dovrà standardizzare tale query così
che le stesse possano essere proposte con facilità da ogni singolo
componente dell’ufficio mediante l’utilizzo di uno qualsiasi
dei PC in dotazione della sezione (ciò si tradurrà anche
in una immediata trasparenza di tutto l’operato della sezione);
dovrà insieme ai magistrati “leggere” i dati raccolti
per individuare subito le criticità che dovessero presentarsi
ed elaborare le soluzioni.
4. Gli avvocati
Benchè non possano essere considerati parte
integrante dell’ufficio per il processo, la loro collaborazione
ha una funzione fondamentale ed indispensabile per la riuscita della
sperimentazione.
In attesa che il Ministero metta a disposizione gli strumenti per la
celebrazione del processo telematico gli avvocati potranno contribuire
in maniera decisiva alla riuscita della sperimentazione:
munendosi tramite il Consiglio dell'Ordine di un indirizzo di posta
elettronica certificata per ricevere tutte le comunicazioni provenienti
dalla cancelleria e dai consulenti tecnici e tutti i provvedimenti emessi
dal giudice fuori udienza, nonchè (nei limiti consentiti dalle
vigenti norme tributarie) anche copia informale dei provvedimenti emessi
dal giudice in udienza e copia delle sentenze;
depositando anche su supporto informatico oppure inviando anche tramite
la posta elettronica certificata sia gli atti difensivi sia la copia
scannerizzata dei documenti prodotti affinchè vengano inseriti
nella cartella elettronica collegata al fascicolo d'ufficio (per ogni
singolo atto o documento allegato sul supporto informatico deve essere
creato un file elettronico con numerazione e titolo corrispondenti all’indice
del fascicolo di parte);
scambiando tramite la posta elettronica certificata i propri atti difensivi
ed i documenti scannerizzati con tutti i colleghi che hanno indicato
il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
5. Il processo
5.1. Cause nuove
a) arrivo del fascicolo al ruolo
Il problema della corretta individuazione della sezione
secondo i criteri tabellari e le aree di appartenenza non si pone per
una sezione sperimentale nella quale vi sia una definizione della competenza
per materie agevolmente individuabili.
b) assegnazione del fascicolo al magistrato
Un primo momento organizzativo attiene alla assegnazione
delle cause ai magistrati.
La sezione può disegnare una serie di percorsi processuali diversificati
a seconda di una o più caratteristiche della singola causa.
Si può pertanto prevedere uno spoglio preliminare delle controversie
(svolto a rotazione da tutti i magistrati della sezione) che consenta
di instradare la controversia sin dall’inizio nell’ambito
di uno dei percorsi prestabiliti, salvo verificare l’esattezza
di tale scelta nel corso della prima udienza insieme alle parti.
Spetterà ai giudici togati catalogare i vari tipi di controversia
che rientrano nella competenza della sezione e predisporre i relativi
percorsi processuali.
Per le cause seriali o che affrontano questioni ricorrenti dovranno
possibilmente essere individuate soluzioni condivise sia in relazione
agli esiti che ai percorsi processuali valorizzando le riunioni di sezione
ex art. 47 quater ord. giud.
Per le cause aventi ad oggetto questioni nuove o non ancora affrontate
dalla sezione è opportuno prevedere un sistema di rotazione nella
assegnazione ai singoli magistrati.
Nel caso di cause seriali sarebbe inoltre opportuno (soprattutto in
caso di orientamenti difformi) operare un monitoraggio delle decisioni
della Corte d’Appello e della Corte di Cassazione ed eventualmente
prevedere corsie preferenziali per le impugnazioni tramite accordi con
gli uffici di grado superiore
c) il fascicolo è sulla scrivania del giudice
In questa fase il giudice, con la presenza del tirocinante,
provvederà immediatamente ad un primo “spoglio/studio”
del procedimento ad esito del quale delegherà al tirocinante
la redazione di una scheda contenente:
richiamo ragionato dei precedenti giurisprudenziali di sezione e di
legittimità;
l’indicazione delle questioni di diritto e/o di fatto fondamentali
ai fini della decisione;
l’elencazione dei fatti rilevanti già documentalmente provati
con indicazione del numero di indice del documento prodotto dalla parte;
uno schema di decisione immediata se la causa è matura (per es.
perché documentale o perché comunque non abbisogna di
adempimenti istruttori);
l’individuazione di massima del “percorso” della causa
con l’indicazione di eventuali fasi assegnate ai GOT. Il giudice
a seconda dell’esito dello spoglio fisserà l’udienza.
d) organizzazione del processo
- udienza di prima comparizione e di trattazione
La prima udienza deve essere tenuta necessariamente dal giudice.
Deve avere la funzione di “udienza di programma” e deve
delineare, nel confronto con le parti, le varie scansioni, anche temporali,
del processo.
Già in questa fase si può valutare la possibilità
di fissare dinanzi al GOT una udienza per la possibile conciliazione.
- i percorsi processuali predeterminati
A titolo di esempio si indicano alcuni dei percorsi processuali predeterminati:
- processi in cui si può applicare il disposto
dell’articolo 187 c.p.c. e domande palesemente inammissibili o
infondate: si potrebbero concludere immediatamente con sentenza da pronunciarsi
ai sensi dell’articolo 281 sexies
- processi documentali o, comunque, senza necessità
di espletamento di attività istruttorie:
Se non ricorrono i presupposti di cui all’art. 187 c.p.c. e le
parti richiedono un termine ex art. 183 comma 6 si può concedere
il termine ma prevedendo l’opzione di decidere la causa ex art.
281 sexies alla seconda udienza.
- processi che, per la loro tipologia, consentono con
possibilità di successo un tentativo di conciliazione: il giudice
concede, se richiesto, i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c.
ma fissa una udienza intermedia dinanzi al G.O.T. per l’espletamento
di un tentativo di conciliazione.
- processi che richiedono l’espletamento necessario
di una C.T.U.: all’udienza ex art. 184 c.p.c. il giudice delega
al GOT tutta l’attività relativa alla C.T.U.; riguardo
alla C.T.U. si adotterà il modello previsto dalle regole del
nuovo protocollo per la gestione dell’udienza civile stilato dall’Osservatorio
sulla giustizia civile di Roma. Si potranno privilegiare nella scelta
i consulenti dotati di posta elettronica certificata poiché ciò
consente una maggiore rapidità nello scambio di informazioni
tra giudice, consulente, parti, consulenti di parte concorrendo a realizzare
il principio del giusto processo. All’esito della consulenza il
giudice decide con una sentenza ex art. 281 sexies c.p.c.
- processi che richiedono l’espletamento di una
attività istruttoria: la decisione sulle prove deve essere adottata
in udienza, l’espletamento della prova deve essere concentrato
in una sola udienza, l’istruttoria salvo casi particolari dovrebbe
essere espletata dal giudice. Vi deve essere una preparazione specifica
della udienza nella quale predisporre i verbali di causa con inserimento
dei capitoli di prova orale ammessi
Il ricorso al tentativo di conciliazione, ad opera
del GOT, (un soggetto diverso da quello che decide la causa), può
essere molto proficuo non solo dopo la prima udienza ma anche durante
o dopo l’istruttoria e, dovendosi fissare delle udienze a parte,
non rallenta i tempi della causa.
- decisione
Il Giudice privilegerà la decisione in forma riassuntiva ai sensi
dell’art. 281 sexies c.p.c..
Nella fase dello studio dei fascicoli e della predisposizione dei modelli
e delle bozze di motivazione precedenti alla decisione il ruolo dei
tirocinanti ed eventualmente dei GOT sarà essenziale. Questi
provvederanno a predisporre, utilizzando anche la consolle del giudice,
l’intestazione e lo svolgimento del processo nonché una
bozza della motivazione fondata su eventuali precedenti della sezione
o della giurisprudenza di legittimità o di merito.
Si potrà valutare se alcune sentenze seriali possano essere emesse
direttamente dai GOT.
L’informatica può fornire un ausilio, oltre che con l’uso
dei programmi di video-scrittura e con gli archivi di giurisprudenza,
con la predisposizione di modelli di sentenza già comprensivi
della intestazione e di ampie parti di “svolgimento”, redatte
sulla base dei dati del SICID, e di “motivazione”, redatte
utilizzando i precedenti conformi, o con l’utilizzo di dispositivi
di riconoscimento vocale.
e) organizzazione dell’udienza
È opportuno che nelle udienze vengano trattate materie omogenee
per facilitare il lavoro del giudice, dei collaboratori, degli stessi
tirocinanti.
Lo schema organizzativo dell’udienza è quello desumibile
dal protocollo delle udienze civili del Tribunale di Roma.
E’ indispensabile che non vengano trattate più di 15 cause
ad udienza di media. Ciò consentirà di “ruotare”
tutto il ruolo in 4 mesi e, quindi, tenendo conto di una progressiva
riduzione delle pendenze dovrebbe consentire la trattazione delle cause
per almeno tre volte in un anno.
Quanto alle udienze che dovranno tenere i GOT, si individueranno attività
che possono essere delegate ai GOT e si fisseranno le relative udienze.
5.2. Cause vecchie
Per le cause vecchie è indispensabile che la prima udienza dinanzi
al giudice della sezione sperimentale assuma la funzione di udienza
di programma nella quale delineare il percorso successivo del processo
che dovrà svolgersi secondo gli schemi sopra indicati.
6. La consolle del giudice
Tale strumento, utilizzando i dati già contenuti
nel SICID, consente:
a) di visualizzare l'intero ruolo del magistrato utilizzando funzioni
di agenda per l'organizzazione delle udienze (si può visualizzare
la consistenza delle udienze grazie ad un’agenda simile a quelle
cartacee);
b) di avvalersi di rilevazioni statistiche di grande utilità
per la gestione del ruolo e la programmazione del lavoro (tra cui il
monitoraggio dei processi esauriti in rapporto a quelli assegnati; distribuzione
del contenzioso tra le varie materie; distinzione dei processi per eventi
processuali, durata effettva dei vari tipi di cause, ecc.);
c) di redigere, conservare ed incrementare progressivamente appunti
riservati o condivisi di tipo schematico e di tipo esteso, utili per
avere in tempo reale la padronanza di ogni singolo fascicolo (questa
funzione dovrà essere utilizzata per la creazione della cartella
elettronica di ciascun fascicolo);
d) di redigere provvedimenti all’interno di questo ambiente, nonchè
modelli personalizzati di provvedimenti giudiziari, conservandone copia
nel fascicolo virtuale, esattamente come succede per i provvedimenti
cartacei nelle attuali fascette;
e) si possono condividere fascicoli tra colleghi e si possono creare
archivi condivisi non solo di fascicoli, ma anche di materiali di consultazione,
ricerche, appunti, immagini e quant’altro archiviabile elettronicamente.
La diffusione della consolle rende necessari una serie di adeguamenti
tecnici: per prima cosa occorre che l’Ufficio giudiziario richiedente
sia munito del SICID in versione aggiornata e che esista una rete comunicativa
elettronica tra magistrati e cancellerie.
Lo strumento Scrivania:
- riduce i tempi di imputazione dei dati processuali nei programmi di
archiviazione che i giudici utilizzano perché attinge direttamente
dalle informazioni immesse dalle cancellerie;
- sarà l’unico programma fornito ufficialmente per gestire
il ruolo contenzioso dei giudici civili e consentirà di sviluppare
l’ulteriore meta del processo telematico realizzando una comunità
di conoscenze tra i protagonisti del processo;
- può garantire la diffusione delle conoscenze tra i magistrati
della stessa o di diverse sezioni giudicanti, grazie alle sue cartelle
7. I documenti informatici
Anche senza l’applicazione del modello del processo
civile telematico in tutte le sue articolazioni è possibile utilizzare
nel processo copie di documenti su supporto digitale (articolo 9 del
DPR 121/2001).
Un processo “sperimentale” postula, innanzitutto, l'uso
delle copie dei documenti allegati al fascicolo di parte (che costituiscono
di norma il 90% del volume dell'intero fascicolo) su supporto informatico
(CD/DVD-Rom).
Un processo senza (o con poche) carte è un processo più
celere anche perché i documenti sono (come tutti i documenti
informatici) integri, disponibili e sicuri: i fascicoli sono più
facilmente gestibili, l'accesso alle informazioni è più
sicuro e controllabile (tutte le operazioni di accesso sono tracciabili
e archiviabili per futuri controlli), i documenti occorrenti per la
motivazione dei provvedimenti non si perdono nel passaggio di mano in
mano e si possono facilmente archiviare. Soprattutto, essi sono immediatamente
reperibili da parte del giudice e possono essere utilizzati per la redazione
del provvedimento.
E’ quindi opportuno che tutti gli atti di parte, quali comparse,
memorie, precisazioni delle conclusioni e, nei limiti del possibile,
documenti vengano forniti anche su supporto informatico; inoltre dovranno
essere redatti anche su supporto informatico le relazioni dei CTU.
Si può pensare di concordare con gli avvocati, attraverso l’Ordine,
una parte del contenuto degli atti, l'indicazione dell'indirizzo mail
del difensore, la chiarificazione dell'indicazione della materia trattata,
il modo di indicazione degli allegati.
Il giudice deve poter assumere le sue decisioni, esaminando preventivamente
gli atti delle parti e deve, quindi, avere la possibilità di
visionarli, eventualmente per via telematica; si può, quindi,
pensare ad un sistema di trasmissione per posta elettronica.
Il modello ufficio per il processo presuppone la necessità di
un largo lavoro di equipe che, allo stato, può realizzarsi solo
attraverso una presenza maggiore del giudice e dei suoi collaboratori
in ufficio.
E’ bene ricordare che nel citato DPR è
previsto che le riproduzioni “informatiche” (rectius: su
supporto informatico) e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica
di fatti o cose formano piena prova in giudizio sino ad espresso disconoscimento,
esattamente come le copie cartacee su cui si fonda l'ordinario processo
civile;
i duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, conformi
alle regole tecniche [DPCM 13/1/2004] anche se riprodotti su diversi
tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge;
i documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici,
scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti
amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici
autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi
degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta
o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma
digitale o altra firma elettronica qualificata.
8. L’ambiente e le regole
L’operatore amministrativo della sezione sperimentale,
con disposizione scritta della dirigenza curerà che un facchino
e/o commesso disponga già dal pomeriggio antecedente all’udienza
o entro le ore nove della mattina stessa i fascicoli da trattare in
udienza, divisi per orario ed adempimenti.
Le cause saranno trattate una alla volta all’orario fissato e
non sarà consentito a soggetti estranei al giudizio assistervi.
I fascicoli non saranno disponibili all’esterno.
L’esterno dell’aula deve essere organizzato in maniera che
le parti e i testi specialmente se anziani possano sedersi e deve essere
rispettata la riservatezza e la dignità di tutti gli utenti,
avvocati compresi, che devono essere posti in grado di interloquire
con i propri clienti in una postazione che permetta loro di sedersi
e scrivere.
9. Le modalità attuative del progetto
ed i tempi
Senza voler in alcun modo invadere campi di competenza
altrui, si indicano alcuni passaggi procedimentali necessari per la
fase attuativa del progetto:
individuazione della sezione
si dovrà costituire “ex novo” una “sezione
sperimentale” o individuare la sezione nell’ambito della
quale costituire il “gruppo” sperimentale (la sezione prescelta
dovrà essere preferibilmente una di quelle che si occupano della
materia assegnata alla sperimentazione; ad esempio, se vengono assegnate
le cause in materia bancaria con rito ordinario, il gruppo dovrà
costituirsi all’interno dell’ “area mercato”);
individuazione dei giudici
si potranno assegnare alla sezione i cinque giudici necessari mettendo
a concorso i posti con l’espressa indicazione degli scopi e degli
obiettivi specifici della sperimentazione e con la richiesta di una
competenza sufficiente nell’utilizzo di sistemi informatici; alla
sottrazione dei giudici dalle varie sezioni corrisponderà una
riduzione delle pendenze delle quattro sezioni dell’area mercato;
individuazione dei g.o.t.
anche per questi si potranno assegnare alla sezione i tre giudici necessari
mettendo a concorso i posti con l’espressa indicazione degli scopi
e degli obiettivi specifici della sperimentazione e con la richiesta
di una competenza sufficiente nell’utilizzo di sistemi informatici;
individuazione degli ausiliari
si stipuleranno convenzioni con il Consiglio dell’Ordine degli
Avvocati di Roma sul modello di quelle stipulate a Milano o a Venezia
per consentire che i 10 tirocinanti, scelti nell’ambito dei praticanti
procuratori, possano svolgere le funzioni di collaborazione con l’ufficio
per un periodo minimo di un anno;
individuazione del personale di cancelleria
la dirigenza amministrativa potrà provvedere alla scelta del
personale curando che si tratti di soggetti interessati al progetto
e che abbiano una competenza informatica sufficiente per le attività
sopra indicate;
esperti informatici ed analisti di sistema
la DGSIA ha preannunciato l’individuazione del Tribunale di Roma
come sede di sperimentazione della “consolle del giudice”;
questa scelta dovrà essere sostenuta e dovrebbe consentire di
avere a disposizione, per il periodo della sperimentazione, oltre allo
strumento essenziale della “consolle del giudice”, personale
esperto in informatica ed in analisi di sistema.
Il progetto dovrà essere trasmesso al Ministero della Giustizia,
al Consiglio Giudiziario di Roma ed al Consiglio Superiore della Magistratura
per la approvazione.
Non è ancora chiaro se vi sarà un contributo
economico del Ministero ai progetti di sperimentazione.
L'Unione Europea stanzia fondi per sostenere i progetti nel campo nell'amministrazione
della giustizia: occorre verificare la possibilità di accedere
a tali stanziamenti.
Nell’ambito della convenzione con il Consiglio dell’Ordine
si potrà, comunque, chiedere un contributo economico (anche sottoforma
di acquisto e comodato gratuito di hardware e software).
Si potrà inoltre costituire una commissione
mista “giudici-avvocati-personale di cancelleria” che studi
i problemi connessi con l’ufficio del processo e ne valuti gli
esiti; in primo luogo la commissione, sull’esempio di ciò
che è avvenuto a Milano per l’automazione della emissione
dei decreti ingiuntivi, dovrà studiare le modalità concrete
della trasmissione in via telematica degli atti (nella prima fase, e
fino alla adozione del “processo civile telematico” come
ausilio, non sostitutivo del fascicolo cartaceo, al lavoro dell’ufficio
e delle stesse parti).
L’individuazione dei locali adatti dovrà essere necessariamente
rimessa alla amministrazione.
Sarà importante far comprendere agli utenti ed alla opinione
pubblica il senso e lo scopo del progetto.
Ragionevolmente si può pensare che la sperimentazione
possa iniziare a cavallo del periodo estivo, più probabilmente
dal 16 settembre; non è però escluso che si possa perseguire
l’obiettivo di una accelerazione dei tempi che comporti l’anticipo
della sperimentazione all’inizio di giugno.
Il periodo sperimentale dovrebbe durare almeno due
anni, con una rendicontazione annuale dei risultati.